Verificare, monitorizare, audit

Verificarea implementării proiectelor se realizează în baza:

• Contractului de finanțare încheiat între beneficiarul grantului și ANPCDEFP,
• Ghidului Programului în cadrul căruia este finanțat contractul respectiv,
• Dispozițiilor generale și administrative, parte a Apelului general european,
• Recomandărilor și documentelor specifice ale Direcției Generale pentru Educație și Cultură a Comisiei Europene (DGEAC - CE) și Ministerului Educației Naționale,

Agentia Naționala aplică diverse modalități de verificare a modului de implementare a proiectelor.

Verificarea "on the spot" (în timpul desfășurării sau după finalizarea activităților specifice proiectului) reprezintă ansamblul activităților de verificare/control desfășurate cu respectarea principiului segregării atribuțiilor cu scopul de a obține dovezi obiective asupra :

• Realității/eligibilității activităților realizate în cadrul proiectelor implementate, precum și asupra
• Legalității si regularității operațiunilor financiare derulate în raport cu prevederile stabilite prin documentele de reglementare.

Verificarea transversală se desfățoara în situația unor beneficiari de granturi multiple (recurenți) care deruleaza mai multe activități/acțiuni contractate în cadrul aceluiași exercitiu sau în exerciții de selecție succesive, finanțate din același program sectorial și/sau programe diferite, cu scopul de a preveni dubla finanțare și de a evalua adecvarea capacității administrative și financiare a beneficiarului cu volumul și complexitatea granturilor gestionate.

Verificarea de sistem constă în două faze:

Faza 1: analiza sistemelor și procedurilor existente în entitatea verificată, vizând conformitatea acestora cu prevederile contractuale și reglementările specifice ale Comisiei Europene (sistemul intern al beneficiarului în relație cu structura organizațională, formalizarea regulamentelor și procedurilor interne de lucru, procesul de selecție pentru participanții la activități, sistemul de recunoaștere a rezultatelor învățării obținute ca urmare a mobilității, mecanismele de control intern, inclusiv cel financiar și măsurile de evitare a conflictului de interese, transparența decizională cu privire la grantul/granturile derulate, integrarea proiectelor în strategiile de dezvoltare instituțională și activitățile curente ale beneficiarului).

Faza a 2-a: verificarea financiară on-the-spot a celui mai recent contract de finanțare pentru care raportul final a fost trimis la ANPCDEFP, pentru care de asemenea se vor efectua teste de conformitate. Verificarea financiară are ca scop sa ofere o asigurare rezonabilă asupra regularității și realității sumelor declarate în raportul final, determinarea unei rate de eroare cuantificabile și să confirme că procedurile și mecanismele verificate în faza 1 sunt implementate/respectate.

Monitorizarea reprezintă ansamblul de acțiuni de culegere de date, evaluare și consiliere, întreprinse pe parcursul derulării activităților contractate, cu scopul de a urmări implementarea acestora, de a oferi recomandări beneficiarului în vederea îmbunătățirii activităților contractate și a creșterii impactului acestora, de a identifica exemple de bună practică și/sau preveni cazurile problematice, precum și pentru a menține o bună relaționare între beneficiar și ANPCDEFP.

Selecția eșantionului beneficiarilor/contractelor supuse misiunilor de verificare ia în considerare respectarea cumulativă pentru fiecare acțiune/program a procentului și/sau numărului minim propus în documentele de reglementare transmise de catre CE, precum și criteriile de evaluare a gradului de risc în implementarea proiectelor.

Echipele de verificare sunt stabilite de conducerea AN, funcție de programul/acțiunea vizată, cu respectarea principiul segregării (verificarea este realizată de o echipa de experți, alta decat cea care consiliaza și evalueaza proiectul).

Desfășurarea misiunii de verificare:

Misiunile de verificare se notifică prin fax și/sau e-mail, anterior vizitei, fiind specificate perioada vizitei, obiectivele vizate, documentele care trebuie pregătite și persoanele nominalizate pentru a fi prezente la data vizitei.

În vederea atingerii obiectivelor misiunilor de verificare, în timpul vizitei, membrii echipei de verificare stabilesc un dialog, sub forma de interviuri cu reprezentanții beneficiarului, în funcție de etapa derulării proiectului în care se derulează vizita și se colecteaza dovezi obiective ale implementării grantului.

Indiferent de schema de finanțare, beneficiarul grantului trebuie să asigure transparența modului de gestiune, cu alte cuvinte, trebuie să prezinte, conform notificării, în mod organizat și coerent documente justificative ale cheltuielilor aferente implementării proiectului. În același timp, beneficiarul trebuie să fie preocupat de managementul financiar corect al finantării europene acordate pentru a asigura un raport optim cost/valoare adaugată și un impact efectiv al proiectului.

În urma desfășurarii vizitei propriu-zise de verificare, se întocmește un raport de verificare care va preciza, în baza informațiilor și/sau documentelor obtinuțe în timpul vizitei sau solicitate a fi prezentate ulterior, constatările asupra contractului verificat. Echipa de verificare poate solicita documente, informații suplimentare, dovezi obiective pentru a fundamenta opinia asupra grantului verificat și, de asemenea, poate face recomandări.

Dacă se identifică erori grave de management și/sau deviere în implementarea proiectului, este pus în practică un mecanism pentru aplicarea de acțiuni corective adecvate și urmarirea implementării acestora și/sau de sancțiuni financiare/penalități administrative, dupa caz.

Rezultatele misiunilor de verificare pot conduce la identificarea de exemple de buna practică, acestea putând fi prezentate în cadrul diferitelor seminare, reuniuni și chiar publicate pe website-ul AN pentru diseminarea acestora în rândul beneficiarilor/potențalilor beneficiari.